Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist:

Freiraum Hausverwaltung
Inhaberin: Jennifer Schuster
Bahnhofstr. 16c
29356 Bröckel
Deutschland
Telefon: +49 176 14264165
E-Mail: team@freiraum-verwaltung.de

Geschäftsführung: Jennifer Schuster

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht.

2. Rechte der betroffenen Personen

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Eine Übersicht finden Sie unter:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

3. Server-Logfiles

Art und Zweck der Verarbeitung

Beim Besuch unserer Website werden automatisch Informationen erhoben und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert. Dazu gehören Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, IP-Adresse sowie Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität).

Empfänger / Hosting

Das Hosting erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Empfänger sind technische Dienstleister als Auftragsverarbeiter.

Speicherdauer

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

4. Kontaktaufnahme & E-Mail-Versand

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden die übermittelten Daten zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen.

Speicherdauer

Daten werden spätestens 6 Monate nach Abschluss der Anfrage gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

5. Cookies & Consent-Management

Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies sind erforderlich, um grundlegende Funktionen bereitzustellen.

Alle weiteren Cookies (Analyse, externe Medien, Marketing) werden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung über das Cookie-Consent-Tool Borlabs Cookie gesetzt.

Ein Widerruf ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen möglich.

6. Google Analytics

Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC.

Die Nutzung erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

IP-Adressen werden anonymisiert verarbeitet. Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln).

7. Google Tag Manager

Diese Website nutzt den Google Tag Manager. Der Google Tag Manager selbst verarbeitet keine personenbezogenen Daten, sondern dient der Verwaltung eingebundener Dienste.

Die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung.

8. Google Fonts

Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten nutzen wir Google Fonts. Die Einbindung erfolgt entweder lokal oder – sofern extern – nur nach Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

9. Google reCAPTCHA

Zum Schutz vor missbräuchlichen Eingaben verwenden wir Google reCAPTCHA. Dabei wird analysiert, ob die Eingabe durch einen Menschen erfolgt.

Die Nutzung erfolgt nur nach Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

10. Google Maps

Zur Darstellung von Karten nutzen wir Google Maps. Die Einbindung erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung.

Ein Widerruf ist jederzeit über die Cookie-Einstellungen möglich.

11. YouTube-Videos

Auf unserer Website können Videos von YouTube eingebunden sein. Die Einbindung erfolgt im erweiterten Datenschutzmodus und erst nach Ihrer Einwilligung.

Durch das Abspielen können personenbezogene Daten an Google übertragen werden.

12. Content Delivery Networks (CDN)

Zur Optimierung der Ladezeiten können Content Delivery Networks eingesetzt werden. Dabei werden Inhalte über verteilte Server ausgeliefert.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. nach Einwilligung.

13. SSL- / TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung, um übertragene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

14. Versand von Briefpost über E-POST

Für den Versand von Briefen und sonstigen Dokumenten nutzen wir unter anderem den Dienst E-POST der Deutschen Post. Hierbei können Schreiben aus unserer Hausverwaltungssoftware elektronisch an die Deutsche Post übermittelt und dort automatisiert gedruckt, kuvertiert, frankiert und anschließend postalisch zugestellt werden.

Art und Zweck der Verarbeitung

Im Rahmen dieses Verfahrens können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Objekt- und Vertragsdaten
• Miet- bzw. Verwaltungsdaten
• Kommunikations- und Abrechnungsdaten
• die im jeweiligen Schreiben und dessen Anlagen enthaltenen personenbezogenen Daten

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich, soweit dies für die Durchführung der jeweiligen Korrespondenz und die Erfüllung unserer Verwaltungsaufgaben erforderlich ist.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist – abhängig vom jeweiligen Sachverhalt – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, sicheren und nachvollziehbaren Abwicklung unserer Geschäftskorrespondenz).

Empfänger / Dienstleister

Empfänger bzw. Dienstleister im Rahmen des Postversands ist:

Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn

Die Daten werden ausschließlich zum Zweck der Erstellung, Verarbeitung und Zustellung der jeweiligen Postsendung übermittelt.

Soweit im Rahmen der technischen Bereitstellung und Übermittlung unserer Geschäftskorrespondenz weitere von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter beteiligt sind, erfolgt deren Einsatz auf Grundlage der gesetzlichen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei der Deutschen Post finden Sie in den Datenschutzhinweisen der Deutschen Post.

15. Einsatz der Hausverwaltungssoftware Immoware24

Zur Durchführung unserer Hausverwaltungs- und Verwaltungsleistungen nutzen wir die cloudbasierte Hausverwaltungssoftware Immoware24.

Anbieter

Immoware24 GmbH
Magdeburger Straße 51
06112 Halle (Saale)

Art und Zweck der Verarbeitung

Im Rahmen der Nutzung von Immoware24 werden personenbezogene Daten verarbeitet, die für die Verwaltung der von uns betreuten Immobilien und die Durchführung der jeweiligen Vertragsverhältnisse erforderlich sind.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• Namen und Kontaktdaten von Mietern, Eigentümern, Interessenten und sonstigen Vertragspartnern
• Anschriften und Zuordnung zu Immobilien und Miet- bzw. Verwaltungseinheiten
• Miet-, Eigentums- und Vertragsdaten
• Bankverbindungs- und Zahlungsdaten
• Buchungs- und Abrechnungsdaten
• Betriebskosten- und Verbrauchsdaten
• Dokumente und geschäftliche Korrespondenz
• Informationen zu Schäden, Reparaturen und sonstigen Verwaltungsvorgängen
• weitere Daten, die im Rahmen der jeweiligen Immobilienverwaltung erforderlich sind

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zum Zweck der Durchführung der Miet- und Immobilienverwaltung, der Vertragsverwaltung, der Buchhaltung und Zahlungsüberwachung, der Erstellung von Abrechnungen, der Dokumentenverwaltung sowie der Kommunikation mit Mietern, Eigentümern, Dienstleistern und sonstigen Beteiligten.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist – abhängig vom jeweiligen Verarbeitungsvorgang – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vertraglicher oder vorvertraglicher Maßnahmen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten, sicheren und ordnungsgemäßen Durchführung der Immobilienverwaltung.

Auftragsverarbeitung

Soweit Immoware24 personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer

Die innerhalb von Immoware24 gespeicherten personenbezogenen Daten werden nur so lange verarbeitet bzw. gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verwaltungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Immoware24 können den Datenschutzhinweisen des Anbieters entnommen werden.

16. Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI)

Art und Zweck der Verarbeitung

Wir setzen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit unterstützend Anwendungen und Systeme auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI) ein. Diese dienen insbesondere der Erstellung und Überarbeitung von Texten, der Strukturierung und Auswertung von Informationen, allgemeinen Recherchen sowie der Optimierung interner Arbeitsabläufe.

Umgang mit personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten von Mietern, Eigentümern, Interessenten oder sonstigen Geschäftspartnern werden grundsätzlich nicht an die von uns eingesetzten KI-Systeme übermittelt.

Soweit Sachverhalte oder Unterlagen mithilfe von KI-Systemen bearbeitet werden, werden personenbezogene Informationen zuvor entfernt, anonymisiert oder so aufbereitet, dass eine Identifizierung der betroffenen Personen nicht möglich ist.

Automatisierte Entscheidungen

KI-Systeme werden ausschließlich unterstützend eingesetzt. Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung werden nicht ausschließlich automatisiert durch KI-Systeme getroffen.

17. Aktualität und Änderung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und kann bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst werden.